Как рассчитать норму расхода топлива
Перейти к содержимому

Как рассчитать норму расхода топлива

  • автор:

Какие нормы нужно использовать при списании ГСМ

Когда организация владеет и распоряжается одним или несколькими служебными автомобилями, стоящими на ее балансе, перед ней постоянно стоит задача покупки топлива, обоснования его использования и списания на расходы.

Действующие правила налогообложения позволяют уменьшать за счет этого списания базу налога на прибыль, но только в том случае, если они правильно обоснованы в соответствующей отчетной документации.

Поэтому крайне важно корректно вести учет истраченных горюче-смазочных материалов и соблюдать нормы списания, устанавливаемые Министерством транспорта Российской Федерации.

Рассмотрим, какие нормы по ГСМ актуальны на сегодняшний день, как они зависят от сезона, а также нюансы, которые могут возникнуть при обосновании их списания в неоднозначных случаях. Покажем на примере, как правильно произвести нормативный расчет списания ГСМ.

Понятие норматива ГСМ

Расход топлива на служебном автотранспорте не может происходить бесконтрольно и ненормированно, иначе не избежать перерасходов, а возможно, даже слива. Для контроля и учета количества ГСМ выведено понятие нормы расхода топлива – экономически обоснованного показателя, отражающего среднюю надобность в горючем (бензине, газе, солярке) для служебного автотранспорта различных разновидностей на определенный километраж.

Общепринятым и наиболее удобным является расчет расхода ГСМ на 100 км пробега.

Кто устанавливает нормы ГСМ

Министерство транспорта РФ дает рекомендации по нормированию топлива. Однако они оставались неизменными с 2015 года (последнее распоряжение Минтранса РФ относительно норм топлива № АМ-23-р датируется 14 июля 2015 года), что на сегодня не вполне отражает актуальную ситуацию.

Министерство финансов РФ сделало по этому поводу официальное разъяснение: в Письме от 19 августа 2016 года № 03-03-06/1/48789 сообщается, что следование нормам, установленным Минтрансом – это право, а не обязанность предпринимателя. Налоговые органы не вправе настаивать на соблюдении именно этих показателей при списании ГСМ.

Нормы расхода и списания топлива, действующие для каждой конкретной компании, должны быть приняты, утверждены и зафиксированы во внутренней документации.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для автотранспортных фирм, в отличие от других юридических лиц и предпринимателей, учет расходов на топливо по рекомендациям Минтранса обязателен.

Бухгалтерский учет нормативов ГСМ

ВАЖНО! Образец заполнения акта списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке

При составлении баланса показатель расхода топлива для списания бухгалтер вносит:

  • в графу «Материальные расходы», если количество вписывается в установленные на предприятии нормы;
  • частично – в графу «Внереализационные расходы», если истраченные ГСМ превышают лимиты (в эту графу вписывается количество, вышедшее за пределы нормы).

Для этого применяется счет 10 «Материалы» с соответствующими субсчетами.

Подтверждающим документом, на основании которого делается расчет фактически истраченного топлива, является путевой лист, форму которого предприятию разрешено разрабатывать самостоятельно, а также талоны, чеки, сертификаты и т.д., подтверждающие закупку топлива по определенной цене.

Зачем нужны показатели норм ГСМ

Цели учета нормативов топлива достаточно очевидны:

  • контроль расходов организации на топливо для транспортных средств;
  • профилактика перерасхода, слива и т.п.;
  • ведение соответствующей отчетности;
  • уточнение себестоимости перевозок;
  • снижение налогооблагаемой базы;
  • основание для расчета с сотрудниками, использующими для служебных целей личный автотранспорт.

От чего зависит величина показателя ГСМ

Рекомендованные Министерством транспорта РФ либо самостоятельно разработанные на предприятии, нормы списания топлива зависят от объективных факторов:

  • вида транспорта (легковое авто, грузовик, фура, транспорт спецназначения и т.д.);
  • конкретной марки авто;
  • его пробега;
  • срока, в течение которого автомобиль находится в эксплуатации;
  • базового расхода ГСМ;
  • некоторых установленных коэффициентов – сезонных, территориальных, дорожных, грузоподъемных и т.п.

Что утверждает Минтранс

Документ-распоряжение Минтранса, устанавливающее рекомендованные нормы, носит методический характер. В нем приведены базовые показатели расхода газа, солярки, бензина для конкретных марок транспортных средств, дифференцированных также по классам и моделям. С помощью этих таблиц можно удобно вести топливный учет.

Ниже приводятся нормы топлива по самым распространенным представителям служебного автопарка. Полное перечисление всех предусмотренных Минтрансом России автотранспортных средств (около 800 марок) с соответствующими нормативами расходов ГСМ можно скачать по ссылке ниже.

Нормы списания ГСМ от Минтранса РФ

Сезонные нюансы для ГСМ

Общеизвестно, что расход топлива зимой и летом существенно отличается. Для холодного времени года действует специальная надбавка по нормам ГСМ, действующая в интервале от 2 до 20%, в зависимости от региона РФ. Документ, предлагаемый к использованию Минтрансом РФ, регулирует этот вопрос в приложении № 2.

Расход топлива, подсчитываемый самостоятельно

Несмотря на то что организация вправе пользоваться нормами Минтранса, что иногда оказывается предпочтительнее, поскольку рекомендуется налоговиками, можно производить собственные расчеты, исходя из установленных внутренними актами нормативов ГСМ.

Упрощенный вариант предусматривает нахождение частного от количества потраченного топлива и пройденного километража (для установления процентного соотношения цифра умножается на 100). В результате получится показатель в «привычной» форме, отражающий необходимое количество ГСМ для 100 км пути на данном авто. Далее к ней можно при необходимости применить соответствующие коэффициенты.

Более сложная формула, применяемая для исчисления данного показателя, учитывает конкретную марку авто и установленный для нее топливный норматив (из таблицы Минтранса или внутренних актов самой организации). Также принимается в расчет количество груза или пассажиров, находящихся на борту транспортного средства, режим движения, некоторые другие погрешности (зимний коэффициент, поправка на тип дороги и пр.).

Nрасх. = 0,01 х Nпредусм. х S х (1 + К х 0,01)

  • Nрасх. – исчисляемая норма расхода ГСМ для произведения списания (измеряется в литрах);
  • Nпредусм. – норматив, предусмотренный в документах организации или Распоряжением Минтранса РФ;
  • S – километраж, пройденный данным авто;
  • К – коэффициент, принимаемый во внимание при учете различных поправок.

Пример конкретного расчета

Служебный автомобиль, принадлежащий ООО «Вольта», марки Тойота Королла с объемом двигателя 1,6 л совершил поездку, отмеченную в путевом листе расстоянием 650 км. При этом он затратил 62 л бензина. Груза на борту не было (доставлялись документы). Поездка была произведена зимой, зимняя надбавка, установленная в ООО «Вольта», составляет 5%. Фирма использует для расчета показатели из таблицы Минтранса РФ.

Рассчитаем расход топлива для списания. По данным Распоряжения Минтранса, нормы расхода топлива для автомобиля данной марки, идущего без груза, составляет 9 л на 100 км пробега. Зимний коэффициент принимаем за 5. Других надбавок данная поездка на авто этой марки в приведенных условиях не предусматривает. Произведем исчисление по формуле: 0,01 х 9 х 650 (1 + 5 х 0,01) = 0,09 х 650 х 1,05 = 61,4 л.

Как видим, водитель служебного авто практически не превысил расхода бензина, требующегося по нормативу.

Расчет норм расхода топлива

Норма расхода топлив и смазочных материалов применительно к автомобильному транспорту подразумевает установленное значение меры его потребления (нормативного расхода топлива) при работе автомобиля конкретной модели, марки или модификации.

Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте предназначены для расчетов нормативного значения расхода топлив по месту потребления, для ведения статистической и оперативной отчетности, определения себестоимости перевозок и других видов транспортных работ, планирования потребности предприятий в обеспечении нефтепродуктами, для расчетов по налогообложению предприятий, осуществления режима экономии и энергосбережения потребляемых нефтепродуктов, проведения расчетов с пользователями транспортными средствами, водителями и т.д.

При нормировании расхода топлив различают базовое значение расхода топлив, которое определяется для каждой модели, марки или модификации автомобиля в качестве общепринятой нормы, и расчетное нормативное значение расхода топлив, учитывающее выполняемую транспортную работу и условия эксплуатации автомобиля.

В соответствии с нормативным документом «НОРМЫ РАСХОДА ТОПЛИВ И СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ НА АВТОМОБИЛЬНОМ ТРАНСПОРТЕ», утвержденным распоряжением Минтранса России № АМ-23-р от 14 марта 2008 г. (в ред. распоряжений Минтранса России от 14.05.2014 № НА-50-р, от 14.07.2015 № НА-80-р, от 6.04.2018 №НА-51-р, от 20.09.2018 № ИА-159-р), для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, поступающей в автопарк страны, на которую Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлив (отсутствующие в данном документе), руководители местных администраций регионов и предприятий могут вводить в действие своим приказом нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике.

Специалисты ОАО НИИАТ рассчитывают нормы расходы топлива для моделей, марок и модификаций автомобильной техники по специальной программе-методике Р 031112134-0367-97, утвержденной Минтрансом России. Для выполнения расчета необходимо заполнить заявку по установленной форме и отправить в научно-исследовательский отдел «Применение топливно-смазочных и эксплуатационных материалов (ТСЭМ) в транспортном комплексе».

Как рассчитать норму расхода топлива

ПРИМЕРЫ РАСЧЕТА НОРМАТИВНОГО РАСХОДА ТОПЛИВА

(в примерах приводятся условные цифры)

Список изменяющих документов

(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)

(см. текст в предыдущей редакции)

1. Из путевого листа установлено, что легковой автомобиль ВАЗ-217030 Приора, работавший в городе с населением 500 тыс. человек, совершил пробег 180 км.

базовая норма расхода топлива на пробег для легкового автомобиля ВАЗ-217030 Приора составляет = 8,2 л/100 км;

надбавка за работу в городе с населением 500 тыс. человек составляет D = 15%.

Нормативный расход топлива составляет:

2. Из путевого листа установлено, что легковой автомобиль ВАЗ-111840 Калина, работавший в горной местности на высоте 850 — 1500 м над уровнем моря, совершил пробег 220 км.

базовая норма расхода топлива на пробег для легкового автомобиля ВАЗ-111840 Калина составляет = 8,0 л/100 км;

надбавка за работу в горной местности на высоте от 801 до 2000 м над уровнем моря составляет D = 10% (среднегорье).

Нормативный расход топлива составляет:

3. Из путевого листа установлено, что легковой автомобиль Волга Сайбер, работавший в городе с населением 1,5 млн. человек в зимнее время, совершил пробег 85 км.

базовая норма расхода топлива на пробег для легкового автомобиля Волга Сайбер составляет = 11,0 л/100 км;

надбавка за работу в городе с населением 1,5 млн. человек составляет D = 25%, за работу в зимнее время D = 15%.

Нормативный расход топлива составляет:

4. Из путевого листа установлено, что легковой автомобиль Daewoo Nexia, оборудованный кондиционером и работавший в городе с населением 150 тыс. человек, совершил пробег 115 км.

базовая норма расхода топлива на пробег для легкового автомобиля Daewoo Nexia составляет = 8,2 л/100 км;

надбавка за работу в городе с населением 150 тыс. человек составляет D = 10%, при использовании кондиционера при движении автомобиля составляет D = 7%.

Нормативный расход топлива составляет:

5. Из путевого листа установлено, что легковой автомобиль Mercedes-Benz S500, оборудованный установкой климат-контроль, в зимнее время за рабочую смену в городе с населением 4 млн. человек совершил пробег 75 км, при этом вынужденный простой автомобиля с работающим двигателем составил 2 часа.

базовая норма расхода топлива на пробег для легкового автомобиля Mercedes-BenzS500 составляет = 14,8 л/100 км;

время вынужденного простоя с работающим двигателем T = 2,0 часа;

надбавка за работу в городе с населением 4 млн. человек составляет D = 25%; за работу в зимнее время D = 10%; при использовании установки климат-контроль при движении автомобиля D = 10%; при вынужденном простое автомобиля с работающим двигателем за один час простоя — 10% от значения базовой нормы, то же на стоянке при использовании установки климат-контроль — 10% от значения базовой нормы.

Дополнительный расход топлива на простой автомобиля с работающим двигателем составит:

Нормативный расход топлива составляет:

6. Из путевого листа установлено, что городской автобус НефАЗ-5299-10-15 работал в городе с населением 2 млн. человек в зимнее время с использованием штатных отопителей салона, совершил пробег 145 км при времени работы на линии 8 ч.

транспортная норма расхода топлива на пробег для городского автобуса НефАЗ-5299-10-15 составляет = 39,0 л/100 км;

надбавка за работу в городе с населением 2 млн. человек составляет D = 20%; за работу в зимнее время составляет D = 8%;

норма расхода топлива на работу отопителя составляет = 2,5 л/ч.

Нормативный расход топлива составляет:

7. Из путевого листа установлено, что одиночный бортовой автомобиль КамАЗ-43253-15 при пробеге 320 км выполнил транспортную работу в объеме 1750 т·км в условиях эксплуатации, не требующих применения надбавок или снижений.

базовая норма расхода топлива на пробег для бортового автомобиля КамАЗ-43253-15 составляет = 24,2 л/100 км;

норма расхода дизельного топлива на перевозку полезного груза составляет = 1,3 л/100 т·км.

Нормативный расход топлива составляет:

8. Из путевого листа установлено, что бортовой автомобиль КамАЗ-65117-62 с прицепом выполнил транспортную работу в объеме 8400 т·км в условиях зимнего времени по горным дорогам на высоте 800 — 2000 м и совершил общий пробег 470 км.

базовая норма расхода топлива на пробег для бортового автомобиля КамАЗ-65117-62 составляет = 26,0 л/100 км;

норма расхода топлива на перевозку полезного груза составляет = 1,3 л/100 т·км;

норма расхода топлива на дополнительную массу прицепа составляет = 1,3 л/100 т·км;

надбавка за работу в зимнее время составляет D = 8%; за работу в горных условиях на высоте от 800 до 2000 м над уровнем моря D = 10%;

масса снаряженного прицепа = 4,2 т;

норма расхода топлива на пробег автопоезда в составе автомобиля КамАЗ-65117-62 с прицепом составляет:

Нормативный расход топлива составляет:

9. Из путевого листа установлено, что седельный тягач МАЗ-5440-А8 с полуприцепом выполнил транспортную работу в объеме 16200 т·км при пробеге 600 км в условиях эксплуатации, не требующих применения надбавок или снижений.

базовая норма расхода топлива на пробег для тягача одиночного МАЗ-5440-А8 составляет = 18,7 л/100 км;

норма расхода топлива на перевозку полезного груза составляет = 1,3 л/100 т·км;

норма расхода топлива на дополнительную массу полуприцепа = 1,3 л/100 т·км;

масса снаряженного полуприцепа = 8,0 т;

норма расхода топлива на пробег автопоезда в составе седельного тягача МАЗ-5440-А8 с полуприцепом без груза составляет:

Нормативный расход топлива составляет:

10. Из путевого листа установлено, что автомобиль-самосвал КамАЗ-65115, вышедший из капитального ремонта, совершил пробег 185 км, выполнив при этом m = 20 ездок с грузом. Работа осуществлялась в карьере.

транспортная норма расхода топлива на пробег для автомобиля-самосвала КамАЗ-65115 (с коэффициентом загрузки 0,5) составляет = 36,8 л/100 км;

норма расхода топлива на каждую ездку с грузом составляет = 0,25 л;

надбавки при обкатке автомобилей, вышедших из капитального ремонта, D = 10%; на работу в карьере D = 25%.

Нормативный расход топлива составляет:

11. Из путевого листа установлено, что автомобиль-самосвал КамАЗ-5511 с самосвальным прицепом перевез на расстояние 115 км 13 т кирпича, а в обратную сторону перевез на расстояние 80 км 16 т щебня. Общий пробег составил 240 км в условиях эксплуатации, не требующих применения надбавок и снижений.

Учитывая, что автомобиль-самосвал работал с коэффициентом полезной работы более чем 0,5, нормативный расход топлива определяется так же, как для бортового автомобиля КамАЗ-5320 (базового для самосвала КамАЗ-5511) с учетом разницы собственной массы этих автомобилей. Таким образом, в этом случае норма расхода топлива на пробег для автомобиля КамАЗ-5511 включает 25,0 л/100 км (норма расхода топлива для порожнего автомобиля КамАЗ-5320) плюс 2,08 л/100 км (учитывающих разницу собственных масс базового бортового автомобиля и самосвала в размере 2,08 т), что составляет 27,7 л/100 км.

базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля-самосвала КамАЗ-5511 в снаряженном состоянии составляет = 27,7 л/100 км;

норма расхода топлива на перевозку полезного груза составляет = 1,3 л/100 т · км;

масса снаряженного самосвального прицепа = 4,5 т;

норма расхода топлива на пробег автопоезда в составе автомобиля КамАЗ-5511 с прицепом составляет:

Нормативный расход топлива составляет:

12. Из путевого листа установлено, что грузовой автомобиль-фургон Fiat Ducato 2.3TDI, работая в черте города с населением 150 тыс. человек с частыми остановками, совершил пробег 120 км.

базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля-фургона Fiat Ducato 2.3TDI составляет = 10,8 л/100 км;

надбавка за работу в городе с населением 150 тыс. человек составляет D = 10%; надбавка за работу с частыми технологическими остановками — D = 10%; надбавка за работу без учета веса перевозимого груза — D = 10%.

Учет ГСМ-2022: какие документы нужны для подтверждения расходов, как рассчитать нормировку и компенсировать ГСМ сотрудникам

Грамотный учет горюче-смазочных материалов позволяет планировать закупку топлива, учитывать издержки в полном объеме, контролировать расход ресурсов. Какие механизмы учета топлива существуют, какие нормы можно использовать в работе, как правильно оформлять путевой лист — вы узнаете из этой статьи.

Иллюстрация: Светлана Семина/«Клерк»

Нормы расхода на ГСМ

Компания, которая имеет в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автотранспортное средство, должна вести учет поступления и расхода горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ).

К ГСМ относятся три группы материалов:

топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);

смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, смазки);

тормозные и охлаждающие жидкости.

Контроль за расходом топлива и смазочных материалов обычно ведется в специальной ведомости учета и движения ГСМ.

Научим всему, что необходимо бухгалтеру знать для заполнения и сдачи отчетов общей системы. Вы отработаете заполнение деклараций, будете уверены в своих навыки и сдадите отчетность в налоговую без ошибок! У вас будут самые актуальные знания по всем изменениям 2023 года. Курс с экспертной поддержкой и тестированием. Посмотреть программу и записаться

В бухгалтерском и налоговом учете основная задача списания ГСМ относится к 1-й группе (топливо), так как его расход при эксплуатации автомобиля несоизмеримо выше, чем охлаждающей жидкости.

Способ учета расходов на ГСМ нужно утвердить в учетной политике. Здесь надо отразить, будет ли компания нормировать расходы и если да, то по каким нормам списывать — собственным или утвержденным Минтрансом.

Нормативы можно использовать не только для списания ГСМ, но и для планирования закупки топлива. Этот момент особенно актуален, если речь идет о транспортном предприятии.

Ранее Минфин утверждал, что расходы на ГСМ нужно учитывать с применением норм, которые были утверждены распоряжением Минтранса от 14.03.08 № АМ-23-р. Списывать топливо по своим лимитам разрешалось только в том случае, если в распоряжении нет норм на нужный автомобиль.

Позже чиновники согласились, что нормировать расходы на топливо необязательно (письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875).

Однако нормы помогают экономически обосновать расходы на ГСМ. Операции по списанию топлива в пределах лимита не вызовут нареканий со стороны налоговой инспекции. Расходы сверх лимита компании придется обосновать.

На практике зачастую требуется устанавливать собственные нормы расхода для автомобилей, так как утвержденные показатели не всегда соответствуют фактическим.

Принятые для учета нормы, независимо от того, свои или Минтранса, необходимо утвердить приказом руководителя.

Как рассчитать норму расхода на ГСМ

Наиболее безопасный и удобный способ определения норм расхода ГСМ — это использовать показатели, установленные Минтрансом. Если для автомобиля нет утвержденных Минтрансом норм или организация решила использовать другие показатели, она вправе установить свой лимит.

Рассчитать нормы разных марок авто можно двумя способами.

Самый простой способ удобно использовать для расчета норм новых автомобилей. За основу можно взять технические характеристики автотранспорта в документации от завода-изготовителя. Такой подход соответствует позиции Минтранса.

Другой способ подразумевает использование контрольных замеров. Для этого в пустой бак автомобиля, по которому разрабатывают нормы, заливают фиксированное количество топлива, например, 100 литров.

Затем автомобиль выпускают на маршрут до полного опустошения бака. Контрольная комиссия снимает показания одометра до выезда авто и после приезда и путем деления литров на километраж высчитывает, сколько топлива надо для проезда одного километра пути.

Полученный показатель фиксируют в акте и подтверждают подписью всех членов контрольной комиссии. Акт контрольного замера расхода топлива вы можете скачать по ссылке.

Так как расход бензина зависит от разных факторов, лучше произвести замеры в различных ситуациях использования авто: для груженого и порожнего транспорта, в летнее и зимнее время, в дождь и снег. Отдельно следует зафиксировать расход топлива во время простоя с включенным двигателем.

Такой способ нормирования довольно сложный. Так как для учета всех вариантов потребуется неоднократно повторять контрольные замеры, и это только по одному виду транспорта.

Чтобы облегчить задачу, можно воспользоваться следующим вариантом. Утвердить один стандартный норматив и повышающие коэффициенты для разных сезонов, степени загрузки, езды по городу или по трассе.

Организациям, использующим спецтехнику, лучше воспользоваться нормами, которые утверждают отраслевые ведомства. Например, для предприятий лесной промышленности это будут нормы, утвержденные Приказом Рослесхоза от 13.09.1999 № 180.

Списание расходов на ГСМ

Каждый факт хозяйственной деятельности предприятия отражается в учете на основании первичных документов. Основным документом для списания ГСМ является путевой лист, который оформляется отдельно на каждую единицу автотранспорта. На основании этого документа расходы на топливо учитывают в составе материальных или прочих расходов на содержание служебного транспорта.

Чтобы расходы по путевому листу не подвергались сомнению со стороны налоговиков, документ должен быть правильно оформлен и содержать определенные реквизиты. Правила заполнения путевых листов утверждены приказом Минфина от 11.09.2020 № 368 и действуют до конца 2026 года.

Согласно документу в путевом листе должны быть заполнены следующие реквизиты.

Наименование и номер. В наименовании указывают тип транспортного средства — легкий, грузовой, автобус и др. В заголовке проставляют номер в хронологическом порядке.

Срок действия путевки. Порядок и сроки составления путевого листа определяют самостоятельно и прописывают в учетной политике. Путевку можно оформлять на один день, один рейс, если его длительность превышает один день, и на более длительный период, независимо от продолжительности поездки.

При оформлении путевого листа на один день или один рейс в заголовке потребуется указать соответствующую дату, когда совершается выезд. Если путевой лист открывается на время рейса, прописывают даты начала и окончания рейса, например, с 13.01.22 по 16.01.22.

При заполнении путевки на определенный период при каждом отправлении и возвращении из рейса нужно проставлять дату и время. Так как типовая форма путевого листа не предусматривает такой возможности, потребуется разработать свой бланк и утвердить его в учетной политике.

Данные о владельце автотранспорта. Заполнение этого поля отличается для организаций и предпринимателей. Организации заполняют наименование, организационно-правовую форму, ОГРН, адрес и телефон. Бизнесмены вписывают Ф.И.О., ОГРНИП, почтовый адрес и телефон.

Данные нужно указать в соответствии с учредительными документами. Любые ошибки при заполнении реквизита о владельце автотранспорта могут привести к снятию расходов по этому путевому листу, так как налоговые инспекторы не смогут идентифицировать компанию или ИП в реестре налогоплательщиков.

Тип, марка и госзнак транспортного средства. Эти сведения заполняют по данным СТС и ПТС автомобиля. Если используется машина с прицепом, нужно указать модель и госномер прицепа.

Показания одометра при выезде на смену и возвращении в парк. Эти сведения являются ключевыми, так как по ним определяют пробег авто и расход топлива. Пробег нужно указывать в полных километрах без десятичных знаков.

Километраж по отдельным участкам маршрута должен совпадать с общим пробегом по путевому листу. Отсутствие показаний одометра является основанием для отказа в расходах по налогу на прибыль со стороны ИФНС.

Если одометр неисправен, нужно указать это в соответствующем поле путевого листа и составить акт о наличии дефекта. К путевке нужно будет приложить документ, подтверждающий пробег автомобиля. В частности, для учета километража можно данные системы ГЛОНАСС.

Дата и время выезда из автопарка. Укажите дату и время в часах и минутах, когда машина покинула гараж и вернулась обратно. Укажите время прибытия в промежуточные точки маршрута для подтверждения использования авто в служебных целях.

Если в листе стоит дата выезда в выходной, нужно подтвердить документально привлечение сотрудника к работе в этот день.

Отметка о техническом контроле состояния транспортного средства. Контроль за состоянием транспорта напрямую влияет на безопасность пассажиров и водителя. Механик, заполняющий в путевке реквизит об исправности транспорта перед выездом и при въезде в парк, подтверждает, что автомобиль не сломается и не создаст аварийную ситуацию на дороге.

Заполнять этот реквизит нужно только в том случае, если компания и предприниматель профессионально занимаются перевозками или они осуществляются грузовым транспортом или автобусом.

Сведения о водителе и результат медосмотра. Здесь нужно указать Ф.И.О. водителя, дату и время проведения его предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Дополнительно можно указать номер водительского удостоверения, но это необязательный реквизит.

Проходить медицинское освидетельствование должны все работники, принятые на должность водителей (ст. 23 закона от 10.12.95 № 196-ФЗ). Также медосмотр обязателен для сотрудников, работа которых связана с постоянными разъездами.

Какие новые правила по ГСМ в 2023 году? Рассказывают эксперты на курсе «Клерка». Расскажем все новые правила и как с ними работать без штрафов.

По итогам предрейсового медосмотра медработник ставит штамп с надписью о допуске к работе, свою подпись, расшифровку и дату. По итогам послерейсового осмотра медработник ставит штамп о прохождении осмотра, подпись, расшифровку и дату.

Если путевой лист оформлен на нескольких водителей, в нем должна стоять отметка о медосмотре всех, указанных в листе, водителей. Если предрейсовый осмотр обязателен для всех водителей, то послерейсовый должны проходить только те работники, которые перевозят пассажиров и опасные грузы (ст. 23 закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).

За выпуск в рейс водителя без медосмотра или при наличии медицинских противопоказаний установлена административная ответственность в виде штрафа. Должностных лиц могут оштрафовать на сумму до 25 тыс. рублей, юридических лиц — на сумму до 130 тыс. рублей (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП). При повторном нарушении деятельность компании могут приостановить на срок до 90 суток (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП).

Сведения о перевозке. Этот реквизит появился в 2021 году. Здесь нужно указать виды сообщения и перевозки. К виду сообщений относится городское, пригородное, междугородное и международное. Если видов сообщений несколько, их нужно перечислить через запятую.

Порядок заполнения вида перевозки Минтранс пояснил в письме от 03.03.21 № Д3-468-ПГ, согласно которому в графе «Вид перевозки» нужно указать один из следующих видов перевозки — регулярная перевозка пассажиров и багажа, перевозка пассажиров и багажа по заказу, организованная перевозка группы детей, перевозка пассажиров и багажа легковым такси, перевозка грузов, перевозка для собственных нужд.

Кроме обязательных, в путевом листе можно указать любые дополнительные реквизиты, связанные с особенностями работы предприятия.

Важно отметить, что при самостоятельном техобслуживании транспорта и технических средств также может потребоваться топливо и другие горюче-смазочные материалы. В этом случае расходы списывают не на основании путевого листа, а на основании акта. Акт о списании ГСМ вы можете скачать по ссылке.

Кроме того, транспортные компании могут списывать естественную убыль бензина, если они имеют собственные емкости для его хранения и разрешение на закупку и хранение ГСМ. Однако это дозволено делать, только если не нарушается техника работы с топливом.

Чтобы избежать проблем с излишними недостачами и чрезмерным списанием топлива, необходимо разработать инструкцию по работе с ГСМ и ознакомить с ней сотрудников. Инструкцию по работе с ГСМ можно скачать по ссылке.

Приказ о нормах расхода на ГСМ

Независимо от выбранной формы учета нормы расхода на ГСМ нужно утвердить приказом руководителя. Он требуется для того, чтобы экономически обосновать затраты на топливо. Приказ об утверждении норм расхода ГСМ можно скачать по ссылке.

В приказе 2022 года нужно утвердить нормы расхода на каждый автомобиль, прописать вид топлива и, если есть, надбавочные коэффициенты. Чтобы не дублировать приказ несколько раз в году, целесообразно сразу прописать в документе летние и зимние нормы.

При наступлении холодов или оттепели руководитель вправе изменить срок действия надбавок своим приказом. Для правильного расчета сезонного повышения нормы можно воспользоваться таблицей значений, утвержденной Минтрансом в Распоряжении от 14.03.08 № АМ-23-р.

Компенсация расходов на ГСМ

Если у предприятия нет в наличии транспорта, работник может задействовать свой автомобиль для выполнения служебных обязанностей. За использование личного транспорта организация обязана выплатить работнику компенсацию.

Возмещение расходов на бензин выплачивается работнику при соблюдении следующих условий:

руководитель согласовал работнику использование личного автомобиля;

сотрудник подтвердил расходы первичными документами (чеками, путевыми листами);

работник должен быть официально устроен в компанию.

Для корректного ведения учета нужно закрепить условия выплаты компенсации в дополнительном соглашении к трудовому договору. В документе можно указать особые условия работы, сумму компенсации, марку и номер автомобиля, необходимость предоставления подтверждающих документов.

Далее нужно утвердить выплату приказом руководителя о возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях. Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля можно скачать по ссылке.

Учет расходов на ГСМ осуществляется в разрезе каждого работника. В бухучете издержки на ГСМ относятся к коммерческим или общехозяйственным расходам.

Закон ограничивает сумму компенсации для легковых автомобилей. Максимальные суммы выплат указаны в постановлении Правительства от 08.02.02 № 92. Нормативы зависят от объема двигателя:

для двигателя объемом до 2 000 куб. см. — 1 200 рублей;

двигателей свыше 2 000 куб. см — 1 500 рублей.

За использование грузового личного автотранспорта сотруднику выплачивают компенсацию, покрывающую издержки, понесенные в процессе выполнения служебных обязанностей. Компенсационная выплата не облагается НДФЛ и взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК), так как не является оплатой труда работника.

Расходы на ГСМ при УСН

При упрощенной системе налогообложения есть некоторые особенности учета ГСМ. Компании и бизнесмена на УСН с объектом «Доходы» не учитывают расходы на ГСМ, здесь в налогообложении учитываются только доходы (п. 1 ст. 346.18 НК).

При УСН с объектом «Доходы минус расходы» к учету можно принять только подтвержденные документально и оплаченные расходы на приобретение топлива. В составе материальных расходов можно списать затраты на топливо при оказании автотранспортных услуг. Расходы на ГСМ для служебного автомобиля относятся к прочим расходам (п. 2 ст. 346.16 НК).

Признать расходы можно только при выполнении следующих условий:

ГСМ должны быть приобретены для ведения деятельности и оплачены;

расходы должны быть подтверждены первичными документами, как и при расчете налога на прибыль (путевые листы, чеки АЗС).

С таким подходом согласны и налоговые органы (письмо ФНС от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *